Heel Holland werkt thuis

Geert Jan Hoge van thuiswerkhulp.nl deelt tips & tricks

Oké, misschien niet héél Holland. Maar sinds maart komt een groot deel van onze bevolking niet meer naar kantoor. En die overstap gaat niet voor iedereen zonder slag of stoot. Geert Jan Hoge van thuiswerkhulp.nl begeleidde afgelopen jaren diverse bedrijven bij het invoeren van plaats- en tijdsonafhankelijk werken. In dit blog deelt hij zijn belangrijkste tips om beter thuis te werken.

Geert Jan Hoge: “Mensen die nu acuut moeten overstappen op thuiswerken, hebben niet de luxe van een zachte landing. Geen trainingen, geen supportmedewerkers. Vaak niet eens tijd om ervoor te zorgen dat alle medewerkers over een laptop beschikken – bij voorkeur met een webcam en een microfoon. Veel bedrijven beschikken ook nog niet over eigen online tools, laat staan over instructies daarvoor, een opgeleide helpdesk of coaches.
 

Iedereen helpt elkaar


Gelukkig hebben zowel Microsoft als Google aangekondigd hun uitgebreide suites met producten gratis ter beschikking te stellen gedurende de crisistijd. Verder is online veel informatie te vinden en schiet iedereen elkaar links en rechts te hulp. Met name op LinkedIn en Twitter, als een soort spontaan ontstane online helpdesk. Mensen delen lijsten met tools, organiseren webinars voor leerkrachten, delen videotutorials voor het gebruik van Microsoft Teams of Google Hangouts. Toolaanbieders en zzp’ers bieden aan om hun kennis en ervaring te delen en bieden zich bijvoorbeeld aan als thuiswerkcoach.
 

Kennis komt samen


Naast de informatie die VodafoneZiggo deelt, biedt thuiswerkhulp.nl een selectie van informatie die online al beschikbaar is en brengen we vraag en aanbod naar benodigde kennis bij elkaar. Zo proberen we eraan bij te dragen dat bedrijven hun dienstverlening ook op afstand op peil kunnen houden en dat zzp’ers aan het werk blijven.

Op thuiswerkhulp.nl houden we ook een lijst bij met do’s en don'ts omtrent thuiswerken. Hier een aantal belangrijke highlights voor werkgevers: 

  • Wees duidelijk over het beleid; welke tools mag men wel en niet gebruiken?
  • Tijdens welke tijden moeten medewerkers bereikbaar zijn?
  • Deel met medewerkers het belang van privacy en security. Gegevens over klanten, patiënten et cetera delen zij bijvoorbeeld niet met naam en toenaam via WhatsApp, vertrouwelijke documenten zetten zij niet open en bloot op Dropbox, et cetera.
     

Tips voor online vergaderen


Vergaderen kan gelukkig ook prima vanuit huis. Dan zijn de volgende punten belangrijk:

  • Begeleid als voorzitter een online meeting strakker dan offline
  • Hanteer een agenda, deel die vooraf
  • Stel gericht vragen aan personen, maak een rondje
  • Wacht op uw beurt
  • Praat niet door elkaar heen
  • Deel het scherm
  • Maak tijdens de vergadering het verslag met actiepunten al zichtbaar voor iedereen


Tips voor documenten delen en reviewen


Ook om samen aan projecten of producten te werken, hoeft u vaak niet fysiek op een locatie aanwezig te zijn. Maar u moet wel inzage hebben in elkaars documenten. Daarom een aantal tips:

  • Zet documenten niet op je PC of laptop maar op een centrale plek (Dropbox, Google Drive, Sharepoint)
  • Stuur niet documenten rond maar links naar documenten
  • Als je feedback geeft op documenten, doe dat dan in het online document


Tips om thuiswerken leuk te houden


Juist in een crisistijd is het belangrijk dat medewerkers gemotiveerd blijven en zich inzetten om het bedrijf overeind te houden en klanten te helpen. Daarom een aantal tips om veel thuiswerken leuk te houden. Misschien:

  • Gebruik de digitale middelen zoals WhatsApp niet alleen voor zakelijk contact, maar ook voor een informeel praatje.
  • Stuur elkaar foto’s van hoe je erbij zit, of van uw lunch of huisdier
  • Praat ook met elkaar over zaken die raken, zoals het nieuws. Want zo zou het op kantoor ook gaan.


Beter uit de coronacrisis 


Ten slotte: laten we de coronacrisis zien als een kans. Een kans om eindelijk de middelen te gebruiken die al zo lang voorhanden zijn en die het werkende leven een stuk gemakkelijker maken. Dan zijn we na coronacrisis een stuk beter af.

Heeft u een vraag?

Of wilt u advies op maat voor uw organisatie rondom vaste telefonie of internet oplossingen of uw vast-mobiel integratie, vul dan het formulier in en onze accountmanager neemt contact met u op.